מה ההבדל בין מנהל חשבונות, חשב ו-CFO – ומי מהם החברה שלכם באמת צריכה?

ככל שחברת הייטק או סטארטאפ צומחים, המערך הפיננסי שלהם משתנה. חברה שבתחילת הדרך הסתפקה בשירותי הנהלת חשבונות ורואה חשבון עשויה למצוא את עצמה לאחר גיוס הון עם עשרות עובדים, פעילות במספר מדינות, תקציב משמעותי, משקיעים שדורשים דיווח שוטף וצורך בתחזיות פיננסיות.

בנקודה הזאת עולה לעיתים קרובות שאלה בסיסית: מי אמור לנהל כל אחד מהתחומים הפיננסיים?

מנהל חשבונות, חשב (Controller) ו-CFO עוסקים כולם בכספים, אך מדובר בתפקידים שונים מבחינת האחריות, רמת הניתוח והמעורבות בקבלת החלטות. הבנת ההבדלים ביניהם מאפשרת לבנות מערך כספים שמתאים לשלב שבו נמצאת החברה, מבלי ליצור פונקציות מיותרות מצד אחד או פערים בניהול הפיננסי מצד שני.

מה עושה מנהל חשבונות?

הנהלת החשבונות היא הבסיס שעליו נשען המידע הפיננסי של החברה.

מנהל החשבונות אחראי לרישום שוטף ומסודר של הפעילות הכספית בהתאם למבנה העבודה ולדרישות הרלוונטיות לחברה.

העבודה יכולה לכלול קליטת חשבוניות ספקים, רישום הכנסות, התאמות בנקים וכרטיסי אשראי, טיפול בספקים ולקוחות, תשלומים, תקבולים, הוצאות עובדים והכנת מידע לצורך דיווחים תקופתיים.

בחברות בעלות פעילות בינלאומית עשויה הנהלת החשבונות לכלול גם חשבונות במטבעות שונים, ספקים מחו"ל ופעילות בין מספר ישויות.

איכות הנתונים בשלב הזה קריטית. אם הרישומים אינם מדויקים או אינם מעודכנים, גם הדוחות והניתוחים שייבנו על בסיסם בהמשך עלולים להיות שגויים.

עם זאת, מנהל החשבונות אינו בהכרח מי שאמור להחליט כמה עובדים החברה יכולה לגייס או כיצד שינוי בתוכנית המכירות ישפיע על ה-Runway. אלה כבר שאלות שנמצאות בשכבות אחרות של מערך הכספים.

מה עושה חשב – Controller?

החשב נמצא בדרך כלל שכבה אחת מעל הנהלת החשבונות מבחינת האחריות הפיננסית.

אם הנהלת החשבונות מתמקדת ברישום העסקאות, החשב מתמקד במידה רבה באיכות, שלמות ובקרה על המידע הפיננסי ובתהליך הסגירה והדיווח.

תחומי האחריות משתנים מחברה לחברה, אך עשויים לכלול ניהול תהליך הסגירה החודשי, בקרה על הנהלת החשבונות, התאמות, הכנת דוחות כספיים או חבילות דיווח, עבודה מול רואי החשבון והבטחת עקביות הנתונים.

בחברה עם מספר ישויות, החשב עשוי להיות מעורב גם בתהליכי איחוד נתונים, עסקאות בין-חברתיות ובקרה על דיווחים של חברות בנות.

ככל שהחברה גדלה, פונקציית ה-Controller הופכת חשובה משום שההנהלה אינה יכולה להסתמך על אוסף של נתונים ממערכות שונות. נדרש תהליך שמוודא שהמספרים נסגרו, נבדקו וניתנים לשימוש.

ומה תפקידו של CFO?

CFO – Chief Financial Officer – נמצא ברמה הניהולית והאסטרטגית של המערך הפיננסי.

הוא משתמש בנתונים שמגיעים מהנהלת החשבונות ומהחשב כדי לסייע להנהלה להבין את מצבה הפיננסי של החברה ולתכנן את המשך הפעילות.

תחומי האחריות עשויים לכלול Budget, Forecast, ניהול Cash Flow, תכנון פיננסי, ניתוח KPI, עבודה מול דירקטוריון ומשקיעים, בניית מודלים פיננסיים והיערכות לגיוסי הון.

CFO עשוי להיות מעורב גם בהחלטות רחבות הרבה יותר: תוכנית גיוס עובדים, השקעה בשוק חדש, שינוי במודל העסקי, רכישות, גיוס חוב או הון ותכנון מבנה הפעילות הפיננסית.

במילים פשוטות, חלק גדול מהעבודה של CFO עוסק בשאלה:

בהתבסס על מה שאנחנו יודעים היום – מה המשמעות עבור העתיד של החברה?

ההבדל בין שלושת התפקידים

ניתן להמחיש את ההבדלים בצורה פשוטה:

תחום	מנהל חשבונות	חשב (Controller)	CFO
רישום עסקאות	מרכזי	בקרה	פיקוח
ספקים ולקוחות	מרכזי	בקרה	לרוב לא שוטף
התאמות בנקים	מרכזי	בקרה	לרוב לא
סגירה חודשית	משתתף	מרכזי	משתמש בתוצאות
דיווח כספי	תשתית	מרכזי	ניתוח וקבלת החלטות
Budget	בדרך כלל לא	עשוי להשתתף	מרכזי
Forecast	בדרך כלל לא	עשוי להשתתף	מרכזי
Cash Flow Planning	נתוני בסיס	תמיכה ובקרה	מרכזי
KPI	נתוני בסיס	תמיכה	ניתוח ניהולי
משקיעים ודירקטוריון	בדרך כלל לא	לפי הצורך	מרכזי
גיוס הון	בדרך כלל לא	תמיכה	מעורבות משמעותית
אסטרטגיה פיננסית	לא	מוגבלת	מרכזית

החלוקה אינה מוחלטת. בחברות קטנות אדם אחד יכול לבצע מספר פונקציות, ובארגונים גדולים כל תחום עשוי לכלול צוות שלם.

איפה נכנס רואה החשבון?

נקודה נוספת שיוצרת לעיתים בלבול היא ההבדל בין רואה החשבון המבקר לבין פונקציית הכספים הפנימית של החברה.

רואה החשבון המבקר מבצע תפקיד שונה מהנהלת החשבונות, החשבות וה-CFO. בין היתר, בהתאם לסוג ההתקשרות ולדרישות החלות על החברה, הוא עשוי לבצע ביקורת או סקירה של דוחות כספיים ולספק שירותים מקצועיים נוספים בכפוף לכללי המקצוע והעצמאות הרלוונטיים.

הוא אינו מחליף בהכרח את מי שמנהל באופן יומיומי את התקציב, התזרים והפעילות הפיננסית של החברה.

לכן חברה יכולה לעבוד במקביל עם מנהל חשבונות, Controller, CFO ורואה חשבון – כאשר לכל אחד מהם תפקיד שונה.

מה סטארטאפ צריך בתחילת הדרך?

בשלבים הראשונים, חברה קטנה אינה בהכרח צריכה שלוש פונקציות פיננסיות נפרדות.

אם הפעילות עדיין מצומצמת, ייתכן שהצורך המרכזי יהיה הנהלת חשבונות מסודרת, חשבות שכר ורואה חשבון לצורכי הדיווח הרלוונטיים.

עם זאת, חשוב לבנות כבר בשלב הזה תשתית שניתן להרחיב.

Chart of Accounts נכון, שמירת מסמכים מסודרת, התאמות בנקים ותהליך סגירה עקבי יחסכו עבודה משמעותית כאשר החברה תגדל.

גם אם עדיין אין צורך ב-CFO, הנתונים צריכים להיות בנויים כך שניתן יהיה להשתמש בהם בהמשך לצורך Budget, Forecast וניתוח פיננסי.

מה משתנה לאחר גיוס Seed?

לאחר גיוס הון משמעותי, הצורך בניהול פיננסי נוטה לגדול.

החברה מתחילה בדרך כלל להגדיל את צוות העובדים, להרחיב את פעילות הפיתוח ולהשקיע במכירות ובשיווק. במקביל, ההנהלה צריכה להבין כיצד ההוצאות משפיעות על Burn Rate ועל Runway.

בשלב זה עשויות להופיע שאלות שלא ניתן לענות עליהן באמצעות הנהלת חשבונות בלבד:

כמה עובדים ניתן לגייס בהתאם לתוכנית?

מה יהיה מצב המזומנים בעוד 12 חודשים?

כיצד הוצאות החברה בפועל משוות לתקציב?

מה יקרה אם ההכנסות יתעכבו בחצי שנה?

איזה סכום יהיה צורך לגייס בסבב הבא?

אלו שאלות שמייצרות צורך בפונקציות של תכנון וניהול פיננסי, ולעיתים ניתן לספק אותן באמצעות CFO במיקור חוץ עוד לפני שנדרש CFO במשרה מלאה.

מתי נדרש Controller?

אחד הסימנים לצורך ב-Controller הוא שהיקף הפעילות הפיננסית כבר דורש שכבת בקרה מקצועית בין הנהלת החשבונות לבין ההנהלה.

לדוגמה, כאשר קיימות מספר ישויות, מספר חשבונות בנק, פעילות בינלאומית, הכנסות מורכבות או דרישות דיווח תכופות, תהליך הסגירה החודשי יכול להפוך למשמעותי.

ההנהלה צריכה לדעת שהנתונים שעליהם מבוססים הדוחות עברו בקרה ושניתן להסביר את היתרות והסטיות.

Controller יכול גם להפחית את הזמן ש-CFO משקיע בנושאים חשבונאיים תפעוליים ולאפשר לו להתמקד יותר בתכנון, ניתוח ואסטרטגיה.

האם כל חברה צריכה CFO במשרה מלאה?

לא.

חברה יכולה להזדקק ליכולות של CFO הרבה לפני שהיא זקוקה לאדם בתפקיד במשרה מלאה.

אם נדרש יום או יומיים בשבוע לצורך Forecast, תזרים, דיווח להנהלה וליווי פיננסי, העסקת CFO בכיר במשרה מלאה עשויה ליצור מבנה שאינו מתאים להיקף הפעילות.

במקרים כאלה ניתן להשתמש בשירות CFO במיקור חוץ ולהגדיל את היקף המעורבות בהתאם לצמיחה.

כאשר החברה מגיעה למצב שבו החלטות פיננסיות מתקבלות מדי יום, קיימת פעילות מורכבת וה-CFO נדרש לנהל צוות כספים ולהשתתף באופן שוטף בהנהלה ובדירקטוריון, תפקיד פנימי במשרה מלאה עשוי להיות מתאים יותר.

מערך הכספים צריך להתפתח יחד עם החברה

אין מבנה אחד שמתאים לכל סטארטאפ.

חברה יכולה להתחיל עם הנהלת חשבונות חיצונית, להוסיף בהמשך שירותי Controller ו-CFO במיקור חוץ, ובהמשך לבנות מחלקת כספים פנימית.

בחברה אחרת, המורכבות יכולה להצדיק גיוס Controller פנימי מוקדם יותר.

העיקרון הוא להימנע משתי טעויות הפוכות: בניית מערך יקר ומורכב שאינו נדרש בשלב הנוכחי, או הישארות עם תשתית בסיסית לאחר שהחברה כבר זקוקה לבקרה ולניהול פיננסי מתקדמים.

לסיכום

מנהל חשבונות, Controller ו-CFO אינם שלושה שמות לאותו תפקיד. הם מייצגים שכבות שונות במערך הפיננסי.

מנהל החשבונות בונה ומתחזק את בסיס הנתונים החשבונאי באמצעות רישום מסודר של הפעילות.

החשב אחראי במידה רבה על בקרה, סגירה פיננסית ואיכות הדיווח.

ה-CFO לוקח את הנתונים הפיננסיים ומשתמש בהם לצורך תכנון, תחזיות, ניהול משאבים וקבלת החלטות.

ככל שחברת הייטק צומחת, השאלה אינה האם אחד מהתפקידים "טוב יותר" מהאחרים. מערך כספים מקצועי בנוי כך שכל שכבה משלימה את האחרת.

האתגר הוא לזהות מתי המורכבות של החברה מצדיקה הוספת שכבה נוספת – ולבנות את פונקציית הכספים בקצב שמתאים להתפתחות העסקית שלה.